Acara serah terima jabatan (sertijab) di instansi pemerintah merupakan momen resmi yang sarat makna dan tidak bisa diulang. Namun dalam praktiknya, masih banyak instansi yang kurang cermat dalam memilih souvenir sertijab, sehingga menimbulkan kesan kurang pantas atau bahkan masalah teknis saat hari pelaksanaan.
Artikel ini membahas kesalahan yang paling sering terjadi saat memilih souvenir sertijab, beserta solusi agar instansi dapat menyelenggarakan acara dengan lebih aman dan profesional.
1. Terlalu Fokus pada Harga, Mengabaikan Kelayakan Acara
Kesalahan paling umum adalah memilih souvenir hanya berdasarkan harga termurah. Padahal, sertijab bukan acara biasa.
Risikonya:
- Souvenir terlihat terlalu sederhana
- Tidak mencerminkan wibawa jabatan
- Menimbulkan kesan kurang menghargai pejabat terkait
Solusi:
Pilih souvenir yang pantas secara visual dan etika, meskipun sederhana, asalkan rapi dan berkualitas.
2. Souvenir Tidak Sesuai dengan Karakter Instansi Pemerintah
Tidak semua souvenir yang cocok untuk seminar atau event umum layak digunakan untuk sertijab. Banyak instansi keliru menggunakan souvenir yang terlalu kasual atau desainnya terlalu ramai.
Risikonya:
- Tidak selaras dengan suasana resmi
- Kurang mencerminkan identitas institusi
Solusi:
Gunakan souvenir dengan:
- Warna netral
- Desain formal
- Custom logo instansi secara rapi
3. Tidak Mempertimbangkan Fungsi Souvenir
Souvenir sertijab idealnya tidak hanya menjadi pajangan, tetapi juga bisa digunakan dalam jangka panjang. Kesalahan yang sering terjadi adalah memilih souvenir yang kurang fungsional.
Risikonya:
- Souvenir cepat terlupakan
- Tidak memberi kesan bermakna
Solusi:
Souvenir seperti tas, pouch, atau giftset fungsional sering dipilih karena:
- Digunakan sehari-hari
- Tetap mengingatkan pada institusi pemberi
4. Mengabaikan Sistem Kerja dan Pengalaman Vendor
Dalam acara sertijab, keterlambatan atau kesalahan produksi adalah risiko besar. Namun masih banyak instansi yang memilih vendor tanpa melihat pengalaman dan sistem kerjanya.
Risikonya:
- Souvenir datang terlambat
- Kualitas tidak konsisten
- Tidak ada tanggung jawab saat terjadi masalah
Solusi:
Pilih vendor yang:
- Terbiasa menangani acara resmi
- Memiliki alur kerja jelas
- Melakukan quality control sebelum pengiriman
Vendor seperti Tas Seminar Palupi dan Palupi Gift dikenal menangani souvenir dan giftset untuk acara formal dengan sistem kerja yang rapi dan terjadwal.
Dokumentasi & referensi:
5. Terlambat Menentukan Souvenir Sertijab
Kesalahan lain yang sering terjadi adalah menentukan souvenir terlalu dekat dengan hari H. Hal ini membuat pilihan menjadi terbatas dan meningkatkan risiko kesalahan produksi.
Risikonya:
- Desain terburu-buru
- Tidak ada waktu QC
- Hasil tidak maksimal
Solusi:
Idealnya, souvenir sertijab ditentukan sejak awal persiapan acara agar vendor memiliki waktu cukup untuk:
- Produksi
- Quality control
- Pengemasan rapi
Checklist Aman Sebelum Memesan Souvenir Sertijab
Sebelum memutuskan, pastikan poin berikut terpenuhi:
- Desain formal & netral
- Kualitas rapi dan pantas
- Vendor berpengalaman menangani acara resmi
- Timeline produksi jelas
- Ada quality control sebelum kirim
Checklist ini membantu instansi menghindari kesalahan yang sering terulang.
Kesalahan memilih souvenir sertijab sering kali terjadi bukan karena niat yang salah, tetapi karena kurangnya referensi dan pertimbangan teknis. Dengan memahami kesalahan-kesalahan di atas, instansi pemerintah dapat memilih souvenir sertijab yang lebih aman, pantas, dan profesional.
Souvenir yang tepat akan menjaga citra institusi dan memberi kesan positif dalam momen serah terima jabatan yang penting.