Dalam acara serah terima jabatan (sertijab), souvenir bukan sekadar pelengkap acara. Terutama ketika diberikan kepada pejabat dan tamu kehormatan, souvenir memiliki fungsi simbolis sebagai bentuk penghormatan, apresiasi, dan representasi citra institusi.
Namun, masih banyak instansi yang menyamakan souvenir sertijab dengan souvenir acara biasa. Padahal, ada perbedaan mendasar yang perlu dipahami agar tidak menimbulkan kesan kurang pantas dalam acara resmi.
Apa yang Dimaksud Souvenir Sertijab untuk Pejabat & Tamu Kehormatan?
Souvenir sertijab untuk pejabat dan tamu kehormatan adalah bingkisan khusus yang disiapkan dengan standar lebih tinggi dibanding souvenir umum. Souvenir ini biasanya diberikan kepada:
Pejabat lama dan pejabat baru
Pimpinan instansi
Tamu kehormatan atau undangan VIP
Karena membawa nama baik institusi, souvenir jenis ini harus mempertimbangkan aspek kepantasan, kualitas, dan kesan resmi.
Perbedaan Souvenir Sertijab dan Souvenir Biasa
Berikut beberapa perbedaan utama yang perlu dipahami oleh panitia dan instansi:
- Tingkat Formalitas
Souvenir sertijab memiliki tingkat formalitas yang lebih tinggi dibanding souvenir biasa.
Souvenir biasa:
Umumnya untuk seminar, pelatihan, atau acara internal
Fokus pada fungsi atau kuantitas
Souvenir sertijab:
Digunakan pada acara resmi
Harus selaras dengan suasana formal
Tidak boleh terkesan kasual atau terlalu santai
- Kualitas & Tampilan
Souvenir untuk pejabat dan tamu kehormatan menuntut kualitas yang lebih rapi dan konsisten.
Perbedaannya:
Material lebih diperhatikan
Finishing lebih halus
Logo instansi diaplikasikan dengan presisi
Souvenir sertijab yang rapi akan memberikan kesan profesional dan menghormati jabatan yang diserahterimakan.
- Jenis & Komposisi Souvenir
Souvenir biasa sering berupa satu item sederhana.
Sementara souvenir sertijab umumnya berupa giftset.
Contoh giftset sertijab:
Tas atau pouch eksklusif
Mug atau tumbler custom
Dikemas dalam hardbox atau kemasan resmi
Komposisi ini memberikan kesan lebih berkelas dan pantas untuk pejabat serta tamu kehormatan.
- Makna & Simbolik
Souvenir sertijab tidak hanya berfungsi sebagai barang, tetapi juga simbol:
Transisi kepemimpinan
Penghargaan atas pengabdian
Kenang-kenangan resmi institusi
Karena itu, souvenir sertijab harus mampu menyampaikan pesan tersebut tanpa perlu kata-kata.
Kenapa Souvenir Sertijab Tidak Bisa Disamakan dengan Souvenir Acara Biasa?
Acara sertijab merupakan momen resmi yang umumnya:
Dihadiri pejabat struktural
Terdokumentasi secara formal
Mewakili citra institusi di mata publik
Kesalahan memilih souvenir dapat berdampak pada:
Kesan kurang profesional
Menurunnya wibawa acara
Ketidaknyamanan bagi penerima
Oleh sebab itu, banyak instansi memilih souvenir sertijab dengan pendekatan yang lebih hati-hati dan terukur.
Tips Memilih Souvenir Sertijab yang Pantas untuk Pejabat & Tamu Kehormatan
Agar tidak salah pilih, berikut beberapa tips yang bisa dijadikan panduan:
Utamakan kesan resmi dan netral
Hindari desain terlalu ramai atau warna mencolok.
Pilih souvenir yang fungsional
Souvenir yang bisa digunakan akan lebih dihargai.
Gunakan kemasan yang rapi dan eksklusif
Packaging sering menjadi kesan pertama.
Pastikan vendor memahami acara resmi
Vendor berpengalaman akan lebih paham standar sertijab.
Perhatikan timeline produksi
Sertijab tidak memberi ruang untuk keterlambatan.
Peran Vendor dalam Menyediakan Souvenir Sertijab
Vendor souvenir sertijab tidak hanya bertugas memproduksi barang, tetapi juga membantu instansi memastikan souvenir yang dipilih sesuai dengan karakter acara.
Vendor yang terbiasa menangani kebutuhan instansi biasanya memiliki:
Sistem kerja yang terjadwal
Proses quality control
Pengalaman menangani acara resmi
Hal ini penting untuk menjaga kualitas dan ketepatan waktu.
Dalam praktiknya, banyak instansi memilih bekerja sama dengan vendor yang sudah terbiasa menangani kebutuhan souvenir untuk acara resmi. Vendor dengan pengalaman tersebut biasanya memiliki sistem kerja yang rapi, memahami standar acara sertijab, serta mampu menyesuaikan souvenir dengan karakter pejabat dan tamu kehormatan.
Dokumentasi penanganan souvenir sertijab dan kebutuhan instansi dapat dilihat melalui akun Instagram resmi Tas Seminar Palupi:
https://www.instagram.com/tasseminarpalupi/
Souvenir sertijab untuk pejabat dan tamu kehormatan memiliki standar yang berbeda dibanding souvenir biasa. Perbedaan ini terletak pada formalitas, kualitas, makna, dan kesan yang ingin disampaikan oleh institusi.
Dengan memahami perbedaan tersebut, instansi dapat memilih souvenir sertijab yang lebih pantas, berkelas, dan sesuai dengan nilai acara serah terima jabatan.